Tổ chức họp báo không hề khó khăn hay phức tạp như các bạn đang nghĩ. Hiện nay, họp báo chính là phương tiện truyền thông đang được nhiều các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến để cung cấp thông tin cho các đơn vị báo chí. Công ty Nam Tiến là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, kết nối đến nhiều đơn vị truyền thông đến với chương trình họp báo nhằm xúc tiến thông điệp nội dung chương trình họp báo công khai truyền thông rộng rãi. Tại bài viết dưới đây, hãy cùng Nam Tiến tìm hiểu quy trình tổ chức họp báo thành công nhất.

Các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp tại Nam Tiến

Bước 1: Cần xác định yêu cầu tổ chức của buổi họp báo

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng của bất cứ quy trình tổ chức sự kiện nào dù là họp báo hay lễ khai trương. Ở bước này thì nhà tổ chức cần xác định được các yêu cầu của sự kiện. Các yêu cầu này được thiết lập trên các mục đích cũng như mục tiêu đề ra.

Cần xác định đúng theo các yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và nội dung cho sự kiện. Mục tiêu của các buổi họp báo cần được xác định rõ ràng nhất. Mục tiêu càng rõ và chi tiết thì bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.

Và mục tiêu cần thống kê không được mang tính cảm tính như cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận trong họp báo.

Bước 2: Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo

Các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ. Lý do chính là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, thì các cơ quan báo chí hoàn toàn có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.

Quá trình xây dựng quy trình tổ chức họp báo bạn cũng đừng quên xác định thời lượng diễn ra chương trình.

Bước 3: Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô của từng sự kiện mà bạn có thể chọn tổ chức hoặc tổ chức thông qua các event. Và đối với loại hình sự kiện họp báo, đặc biệt là có liên quan đến các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thì thường được phối hợp với công ty tổ chức sự kiện nhằm để tối ưu hóa được nguồn lực và hạn chế tối đa rủi ro cao. Các bước tiếp theo sẽ do công ty tổ chức sự kiện lập kế hoạch và đề xuất.

Bước 4: Chuẩn bị địa điểm họp báo

Một trong những điều kiện bắt buộc cho buổi họp báo là cần đảm bảo những điều kiện tác nghiệp cho phóng viên. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố này để đảm bảo được tính thành công cho sự kiện họp báo. Các yếu tố về âm thanh, ánh sáng khi tổ chức sự kiện họp báo cần được đảm bảo thực hiện rất kĩ càng và chỉn chu.

Bước 5: Danh khách mời, cơ quan báo đài và gửi thư mời

Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông báo chí và thư mời.

Bởi tất cả khách mời tham gia sự kiện đều là những người có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí cũng như có tầm ảnh hưởng nhất định. Và mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự trang trọng, lịch thiệp và rất chân thành. Nội dung của thư mời cần có đầy đủ các thông tin quan trọng bao gồm: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện,…

Bước 6: Viết kịch bản cho sự kiện họp báo

Chủ đề và nội dung của chương trình tổ chức họp báo chính là yếu tố thu hút khách mời. Cùng các đơn vị báo chí đến với sự kiện. Nếu như chủ đề của chương trình là vấn đề bức thiết. Đang được dư luận quan tâm và nội dung chương trình có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng thì đôi khi không cần mời, báo chí cũng sẽ tự tìm đến buổi họp báo.

Bước 7: Tiến hành tổ chức họp báo

Trong buổi họp báo cần kiểm tra lại các bước trên cũng như không gian tổ chức phân công nhân sự sao cho phù hợp. Cũng nên thống nhất ban tổ chức họp báo lại lần cuối các việc của mỗi bộ phận.

Địa chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo uy tín

Nam Tiến với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức họp báo , chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện họp báo cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Nam Tiến chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình nhất, chu đáo và thật chuyên nghiệp.

Trên đây là quy trình tổ chức họp báo tại Nam Tiến đã chia sẻ đến bạn đọc. Với đó chúng tôi đã cung cấp thêm những thông tin hữu ích chi tiết về cách tổ chức họp báo tới bạn đọc tham khảo để giúp các bạn chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của mình. Mọi thông tin vui lòng liên hệ tới địa chỉ dưới đây:

Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Nam Tiến

Địa chỉ : Số 19 – ngõ 2 phố Đại Linh – Phường Trung Văn – Quận Nam Từ Liêm – TP Hà Nội

Hotline : 0858.112.797

Email : info@namtienevent.com

Website : namtienevent.com